Fachkräftemangel in DACH: Zahlen und was wirklich hilft

Viele Gespräche über offene Stellen kommen irgendwann zum gleichen Punkt: Es ist schwer, gute Mitarbeitende zu finden. Für einige Berufe trifft das zu. Daneben gibt es einen Teil, der im eigenen Prozess liegt: wie lange es von der ersten Bewerbung bis zur Zusage dauert, wie aktiv angesprochen wird, wie viele gute Mitarbeitende unterwegs abspringen. Dieser Artikel sortiert die Lage in der Schweiz, Deutschland und Österreich und zeigt, welche Massnahmen im Recruiting etwas bewegen. Ruhig und mit Blick auf das, was sich beeinflussen lässt.

Die Zahlen, ruhig betrachtet

Beginnen wir mit Deutschland, weil dort die Datenlage am dichtesten ist. Die durchschnittliche Vakanzzeit, also die Spanne von der Ausschreibung bis zur Besetzung, liegt aktuell bei rund 173 Tagen. Das ist ein Jahresschnitt über alle Berufe. In Engpassberufen ist es deutlich länger: in der Altenpflege oft um die 280 Tage, im Sanitär- und Heizungshandwerk und im Trockenbau nahe 300 Tage. Etwa jedes dritte Unternehmen gibt an, offene Stellen mangels Personal zumindest teilweise nicht besetzen zu können. Prognosen des Instituts der deutschen Wirtschaft gehen bis 2028 von einer Lücke in der Grössenordnung von rund 768'000 Fachkräften aus.

Wichtig ist die zweite Zahl daneben: Die reine Time-to-Hire, also der aktive Auswahlprozess ohne Wartezeit auf Bewerbungen, liegt in Deutschland bei etwa 24 Arbeitstagen. Bei grossen Konzernen eher 28, bei kleineren Firmen eher 22. Diese Spanne ist gut beeinflussbar. Sie hängt davon ab, wie schnell intern entschieden wird. Genau hier liegt ein grosser Teil der Antwort.

Die Schweiz und Österreich folgen demselben Muster, mit eigenen Schwerpunkten. In der Schweiz sind vor allem das Gesundheitswesen, der Bau, die Gastronomie sowie qualifizierte IT- und Ingenieurprofile angespannt, regional verstärkt in Zentren wie Zürich, Basel und Genf. In Österreich zeigt der jährliche Fachkräfteradar ähnliche Engpässe in technischen Berufen, im Handwerk und in der Pflege. Das höhere Lohnniveau in der Schweiz prägt zudem die Rahmenbedingungen: Eine Stelle, die in Deutschland mit 80'000 Euro ausgeschrieben wird, liegt in der Schweiz schnell bei 110'000 bis 130'000 Franken. Das macht die Schweiz für Kandidaten attraktiv und macht es gleichzeitig wertvoll, den richtigen Menschen mit einem zügigen Prozess zu halten.

Warum der Engpass häufig im eigenen Haus liegt

Ein guter Teil der unbesetzten Stellen hängt mit der Kapazität der HR-Teams und dem Tempo der Abläufe zusammen. Wer parallel zwölf Vakanzen, das Tagesgeschäft und drei Onboardings stemmt, kann nicht jede Bewerbung am gleichen Tag sichten. Das wirkt sich aus. In angespannten Berufen sind gute Kandidaten nach wenigen Tagen wieder vom Markt. Wer eine Woche für die erste Rückmeldung braucht, spricht häufig mit Leuten, die bereits anderswo unterschrieben haben.

Dazu kommt ein stiller Verlust im Funnel. Viele Mittelständler berichten, dass faktisch jede dritte passende Bewerbung verloren geht: weil eine zeitnahe Antwort ausbleibt, weil zwischen den Interviewrunden Wochen vergehen, weil die Stellenanzeige unkonkret bleibt. Das ist vor allem eine Frage der Kapazität und des Tempos. Und es ist die Stellschraube, an der sich am schnellsten etwas bewegen lässt.

Was im Recruiting wirklich wirkt

Wenn man die wirksamen Massnahmen auf das Wesentliche eindampft, bleiben drei Hebel übrig: Geschwindigkeit, aktive Ansprache und ein sauberer Prozess. Alles andere kommt als Feinschliff dazu.

Geschwindigkeit. Der wichtigste Hebel ist die Reaktionszeit. Eine erste Rückmeldung innerhalb von 24 bis 48 Stunden, ein Erstgespräch innerhalb der ersten Woche, eine Entscheidung kurz danach. Wer seine Time-to-Hire von vier Wochen auf zwei verkürzt, gewinnt Zeit und hält Kandidaten, die sonst weitergezogen wären. Konkret heisst das: feste Slots für Interviews vorab blocken, Entscheider früh einbinden und Bewerbungen täglich sichten.

Aktive Ansprache. In Engpassberufen wirkt es, über die Anzeige hinaus aktiv zuzugehen. Die guten Leute suchen oft gar nicht aktiv, sind aber gesprächsbereit, wenn sie konkret und persönlich angesprochen werden. Direktansprache über LinkedIn und Fachnetzwerke öffnet den Pool von wenigen aktiv Suchenden hin zu vielen latent Wechselbereiten. Das ist Handarbeit und braucht Zeit, genau die Zeit, die internen Teams meist fehlt.

Prozess und Klarheit. Eine präzise Stellenanzeige mit ehrlichem Profil, klare Verantwortlichkeiten im Auswahlprozess und ein definierter Ablauf vom Eingang bis zur Zusage. Wer vorab festlegt, wer wann entscheidet, vermeidet die Wochen, die sonst zwischen den Runden verloren gehen. Dazu gehört auch, einen Talent-Pool aufzubauen, also gute Kontakte zu pflegen, bevor die nächste Vakanz aufgeht.

• Erste Rückmeldung an Bewerber innerhalb von 24 bis 48 Stunden.
• Interview-Slots im Voraus blocken, damit Termine schnell stehen.
• Aktive Direktansprache für Engpassrollen ergänzend zur Anzeige.
• Klar definierte Entscheidungswege, damit niemand zwischen den Runden wartet.
• Einen Talent-Pool pflegen, damit jede Stelle auf bestehenden Kontakten aufbaut.

Wo zusätzliche Kapazität sinnvoll ist

Die drei Hebel sind bekannt. Häufig fehlt schlicht die Hand, um sie umzusetzen. Genau hier setzt Recruitelle an, ohne dass du dafür ein eigenes Team aufbauen musst. Wir führen den Recruiting-Prozess im Auftrag und Namen deines Unternehmens: Wir schreiben aus, sprechen aktiv an, koordinieren Interviews und halten das Tempo hoch. Du bleibst der Arbeitgeber, du wählst aus und stellst an, der Vertrag läuft zwischen dir und der Person. Bewerbungen laufen bei dir ein, und alle Kandidatendaten bleiben bei dir.

Die Abrechnung ist dabei einfach und planbar. Wir arbeiten nach Aufwand, als Stundensatz oder als fester Wochen-Retainer, planbar und transparent. Den konkreten Preis legen wir im Erstgespräch fest. Das hat einen praktischen Effekt: Wir können in Ruhe nach dem passenden Menschen suchen. Wenn jemand passt, sagen wir das; wenn das Profil noch nicht überzeugt, sagen wir das ebenso. Und der Prozess, den wir aufbauen, bleibt bei dir: Pipeline, Ansprache und das Wissen über deinen Markt wachsen in deinem Unternehmen.

Eine nüchterne Einordnung

Der Fachkräftemangel ist real und in bestimmten Berufen ernst. Zugleich ist er beeinflussbar. Ein erheblicher Teil der unbesetzten Stellen hängt an Tempo, Ansprache und Prozess. Das sind drei Dinge, die sich gestalten lassen, und zwar schneller, als die meisten erwarten. Wer seine Reaktionszeit halbiert, aktiv sucht und seinen Ablauf strafft, besetzt Stellen, die zuvor monatelang offen lagen. Die Zahlen oben sind nüchtern, und sie zeigen vor allem eines: Es gibt mehr Spielraum, als ein erster Blick auf den Markt vermuten lässt.