Das erste Gespräch mit einem Recruiting-Partner legt fest, wie schnell ihr ins Arbeiten kommt. Wenn du vorbereitet reingehst, klärt sich in vierzig Minuten, ob die Zusammenarbeit passt, was sie kostet und wann die ersten Kandidaten bei dir eintreffen. Mit ein paar Eckdaten im Gepäck bleibt mehr Zeit für den eigentlichen Plan. Der Markt ist anspruchsvoll: In Engpassberufen bleiben Stellen heute oft mehrere Monate offen, und jede Woche mit klarem Auftrag ist eine Woche, in der die Suche vorankommt.
Du musst dafür kein fertiges Briefing schreiben. Es reicht, wenn du zu vier Bereichen ehrliche Antworten parat hast: welche Stellen offen sind, wie dringend es ist, was du investieren willst und wie euer Prozess heute funktioniert. Wir gehen die vier Bereiche der Reihe nach durch.
1. Welche Stellen wirklich offen sind
Eine klare Stellenliste bringt das Erstgespräch am schnellsten voran. Nenn zu jeder Stelle ein paar Eckpunkte, nicht nur den Titel. Damit kann ein Partner sofort einschätzen, wie schwer die Suche wird und wo die Kandidaten sitzen.
- Stellenbezeichnung und ungefähres Level: Junior, erfahren, Führung.
- Standort und ob remote, hybrid oder vor Ort gearbeitet wird.
- Die drei bis fünf Anforderungen, die wirklich zwingend sind, getrennt von den Wünschen.
- Das Gehaltsband, das ihr zahlen könnt. Mit einem Band wird die Suche gezielt.
- Ob die Stelle neu ist oder eine Nachbesetzung, und seit wann sie offen ist.
Genauso wichtig ist die Priorisierung. Wenn fünf Stellen offen sind, sind selten alle fünf gleich dringend. Sag, welche zwei zuerst besetzt werden müssen. Mit einer klaren Reihenfolge fliesst die Zeit dorthin, wo sie zählt. Wer weiss, dass die Teamleitung im Vertrieb vor der dritten Sachbearbeitungsstelle kommt, setzt die Suche dort an, wo sie den grössten Nutzen bringt.
Bring, wenn vorhanden, die bestehende Stellenausschreibung mit. Oft steckt schon hier ein Teil des Themas: lange Wunschlisten, ein Titel, nach dem wenige suchen, oder Anforderungen, die den Kreis stark einengen. Ein erfahrener Recruiter sieht das in zwei Minuten und sagt dir, wie die Stelle gut besetzbar wird.
2. Wie dringend es wirklich ist
Dringlichkeit und Wunschdatum sind zwei verschiedene Dinge. Fast jeder sagt im Erstgespräch, er braucht jemanden möglichst schnell. Konkret wird es, wenn du den echten Druck dahinter benennst. Steht ein Projekt still, weil eine Person fehlt? Geht ein Mitarbeitender in drei Monaten und du brauchst Übergabezeit? Oder wäre es schön, das Team mit etwas Vorlauf zu verstärken?
Diese drei Fälle führen zu unterschiedlichem Vorgehen. Beim ersten zählt jeder Tag, und es kann sich lohnen, parallel mehrere Kanäle zu bespielen. Beim letzten steht die Passung im Vordergrund und Tempo ist zweitrangig. Sag auch, ob es ein hartes Enddatum gibt, etwa einen Projektstart oder eine Kündigungsfrist, die läuft. Daraus lässt sich rückwärts rechnen, wann die Suche spätestens beginnen sollte.
Hilfreich ist eine grobe Vorstellung davon, wie lange vergleichbare Stellen bei euch bisher offen waren. Wenn du weisst, dass die letzte ähnliche Besetzung vier Monate gedauert hat, ist das eine ehrliche Planungsgrundlage. Realistisch dauert eine Besetzung in vielen Berufen mehrere Wochen bis Monate, in echten Engpassberufen länger.
3. Was du investieren willst, in Geld und in Zeit
Beim Budget hilft eine klare Ansage beiden Seiten und spart Zeit. Es geht um zwei Budgets gleichzeitig: das Gehalt für die Person und das Honorar für die Suche.
Beim Honorar lohnt es sich zu wissen, wie die gängigen Modelle abrechnen. Eine klassische Personalvermittlung nimmt eine Provision pro Anstellung, oft zwanzig bis dreissig Prozent vom Jahresgehalt. Bei einer Stelle mit CHF 120 000 sind das rund CHF 24 000 bis CHF 36 000, fällig bei Unterschrift. Ein aufwandbasiertes Modell rechnet die geleistete Arbeit ab, als Stundensatz oder über einen festen Wochen-Retainer. Bei mehreren Stellen bleiben die Kosten so gut planbar, weil sie sich am tatsächlichen Aufwand orientieren.
Wichtig für die Vorbereitung: Bei Recruitelle laufen alle Bewerbungen direkt bei dir ein. Du bleibst der Arbeitgeber, du wählst aus und stellst an, der Vertrag läuft zwischen dir und der Person. Abgerechnet wird der Aufwand für die Prozessarbeit, nach Aufwand als Stundensatz oder als fester Wochen-Retainer, planbar und transparent. Den konkreten Preis legen wir im Erstgespräch fest. Das hat einen praktischen Effekt fürs Erstgespräch: Die Wahl der Person richtet sich allein nach der Passung. Klär für dich vorab, ob du eher planbare laufende Kosten willst oder ein abgegrenztes Paket für eine einzelne Suche.
Die zweite Investition ist deine eigene Zeit. Recruiting kommt gut voran, wenn der Partner sucht und ihr zügig zurückmeldet. Überleg vorher, wer bei euch Bewerbungen sichtet, wie schnell ihr Interviews vergeben könnt und wer am Ende entscheidet. Wenn diese Personen im Gespräch schon benannt sind, läuft der Prozess von Anfang an rund.
4. Wie euer Prozess heute läuft
Ein Recruiting-Partner steigt in einen bestehenden Ablauf ein und ergänzt ihn dort, wo es hilft. Je klarer du beschreibst, wie es heute läuft, desto schneller findet er die Stelle, an der es hakt. Oft liegt der Punkt beim Sichten der Bewerbungen, das in einem ausgelasteten Team liegen bleibt.
- Wer schaut sich Bewerbungen an, und wie viele Tage dauert das aktuell?
- Wie viele Interviewrunden habt ihr, und wer sitzt jeweils dabei?
- Welches Tool oder System nutzt ihr, um Bewerbungen zu verwalten, falls überhaupt eines?
- Wo brechen Kandidaten heute ab? Beim langen Warten, nach dem ersten Gespräch, beim Angebot?
- Was hat bei früheren Besetzungen gut funktioniert, was lief zäher?
Diese Angaben sind die Arbeitsgrundlage. Wenn klar ist, dass eure Stärke gute Interviews sind und die Sichtung der Bewerbungen liegen bleibt, kann ein Partner genau dort einsteigen und den Rest bei euch lassen. So bleibt das Wissen über euren Prozess und eure Pipeline im Haus und wächst mit jeder Besetzung weiter.
Eine kurze Checkliste fürs Gespräch
Wenn du wenig Zeit hast, reicht dieser Kern. Mit diesen Punkten wird das Erstgespräch in der Regel konkret genug, um danach direkt zu starten.
- Liste der offenen Stellen mit Level, Standort, den zwingenden Anforderungen und einem Gehaltsband.
- Eine klare Priorisierung, welche ein bis zwei Stellen zuerst kommen.
- Der echte Grund für die Dringlichkeit und, falls vorhanden, ein hartes Enddatum.
- Eine Vorstellung vom Honorar-Modell, das zu euch passt, und vom Gehaltsbudget.
- Die Namen der Personen, die bei euch sichten, interviewen und entscheiden.
- Eine ehrliche Beschreibung, wo euer Prozess heute hängt.
Du musst nicht alles perfekt beantworten können. Ein guter Partner stellt die fehlenden Fragen ohnehin. Aber je mehr von diesen Punkten du mitbringst, desto mehr Raum bleibt für den eigentlichen Plan: welche Stellen wir zuerst angehen, mit welchem Aufwand und mit welchen ersten Schritten in der nächsten Woche.