Personalvermittlung Kosten: was Agenturen wirklich verlangen

Wenn du Angebote für die Besetzung einer Stelle einholst, begegnet dir meist dieselbe Logik: ein Prozentsatz vom Jahresgehalt, fällig bei Anstellung. Das ist übersichtlich, weil die Zahlung an die Unterschrift gekoppelt ist. Gut zu wissen ist, wie schnell aus diesem Prozentsatz eine hohe absolute Summe wird und welche Posten zur Gesamtrechnung dazugehören. Dieser Artikel erklärt ruhig und sachlich, wie sich die Honorare zusammensetzen, woher die Zahlen kommen und wie ein Modell nach Aufwand funktioniert.

Das Standardmodell: Provision vom Jahresgehalt

Die klassische Personalvermittlung rechnet pro Besetzung ab, und zwar als Anteil am Bruttojahresgehalt der eingestellten Person. Im DACH-Raum liegt dieser Anteil typischerweise zwischen fünfzehn und fünfunddreissig Prozent. Wie hoch er ausfällt, hängt von der Ebene ab:

• Fachkräfte und Einsteiger: oft fünfzehn bis achtzehn Prozent.
• Mittleres Management: oft zwanzig bis fünfundzwanzig Prozent.
• Senior und Executive Search: oft fünfundzwanzig bis fünfunddreissig Prozent.

Ein Rechenbeispiel macht das greifbar. Eine Stelle mit CHF 120 000 Jahresgehalt kostet bei fünfundzwanzig Prozent rund CHF 30 000 pro Anstellung. Dieselbe Suche für eine Position mit CHF 80 000 liegt bei etwa CHF 16 000. Der Aufwand für die Suche kann in beiden Fällen ähnlich sein, das Honorar bewegt sich dabei in einem deutlich anderen Bereich. Das ist die Grundidee des Modells: Massstab für den Preis ist die Höhe des Gehalts, das du der Person zahlst.

Wie sich die Provision auf gut bezahlte Stellen auswirkt

Die Provision koppelt deine Kosten an die Gehaltshöhe. Eine gut bezahlte Spezialistenrolle ist beim Suchaufwand mit einer geringer bezahlten Stelle durchaus vergleichbar, beim Prozentmodell schlägt das höhere Gehalt jedoch prozentual auf den Preis durch. Wer überdurchschnittlich entlohnt, um gute Mitarbeitende zu halten, sieht das entsprechend im Honorar.

Dazu gehört ein Punkt, über den sich ein offenes Gespräch lohnt: die Anreizlage. Wenn das Honorar am Gehalt hängt, ist es an die Höhe der Besetzung und an die Besetzung selbst gebunden. Eine Einschätzung, dass im aktuellen Bewerberfeld noch niemand wirklich passt, berührt damit das Honorar. Es lohnt sich also, früh zu klären, wie die Interessen auf beiden Seiten ausgerichtet sind.

Posten, die zur Gesamtrechnung gehören

Der genannte Prozentsatz ist der sichtbare Teil. Mehrere Posten gehören zur Gesamtrechnung dazu und stehen im ersten Angebot oft noch nicht ausformuliert:

• Garantiefristen und ihr Umfang: Verlässt die Person das Unternehmen in den ersten Wochen, sehen viele Angebote eine erneute Besetzung vor. Wie eine Rückerstattung geregelt ist und wie lang die Frist läuft, ist je nach Vertrag verschieden. Es lohnt sich, beides genau anzusehen.
• Exklusivität und Mindestlaufzeiten: Manche Verträge binden eine Stelle an einen Anbieter oder sehen ein Mindestvolumen an Besetzungen pro Jahr vor.
• Mehrfachbesetzung: Brauchst du fünf ähnliche Profile, fällt die Provision pro Besetzung an. Wie ein Mengeneffekt abgebildet wird, ist eine sinnvolle Frage an das Angebot.
• Wissen und Pipeline: Prozess, Bewerber-Pipeline und das Wissen über deinen Markt liegen beim Anbieter. Bei der nächsten Vakanz lohnt es sich zu klären, was davon bei dir bleibt.

Diese Posten sind Teil eines seriösen Angebots. Sie stehen nur selten gleich neben der grossen Prozentzahl, und genau deshalb lohnt es sich, gezielt danach zu fragen.

Das Aufwandsmodell

Das Aufwandsmodell richtet die Kosten nach der geleisteten Arbeitszeit aus. Bezahlt werden die Stunden, die in die Besetzung fliessen. Bei einem typischen Aufwand von dreissig bis sechzig Stunden pro Besetzung ergibt sich für eine anspruchsvolle Stelle ein nachvollziehbarer Rahmen. Bei gut bezahlten Rollen und bei mehreren Besetzungen im Jahr entsteht daraus ein planbarer Rahmen, der sich an der tatsächlichen Arbeit orientiert.

Wer laufend mehrere Stellen offen hat, kann einen Wochen-Retainer buchen, also ein festes Stundenkontingent pro Woche zu einem planbaren Fixbetrag. Beide Varianten haben einen gemeinsamen Effekt: Die Kosten richten sich nach der Arbeit, und sie bleiben über die Stunden oder den Retainer transparent und vorab kalkulierbar.

Wo Recruitelle steht

Recruitelle arbeitet nach diesem Aufwandsprinzip. Wir führen den Recruiting-Prozess im Auftrag und im Namen unserer Kunden, als ausgelagerte Recruiting-Abteilung. Die Bewerbungen laufen direkt beim Kunden ein, der Kunde entscheidet und schliesst den Arbeitsvertrag selbst mit der Person ab. So bleibst du der Arbeitgeber, du wählst aus und stellst an, der Vertrag läuft zwischen dir und der Person. Abgerechnet wird nach Aufwand, als Stundensatz oder als fester Wochen-Retainer, planbar und transparent. Den konkreten Preis legen wir im Erstgespräch fest. Alle Kandidatendaten bleiben bei dir, auch nach dem Mandat.

Welches Modell zu dir passt

Eine Pauschalantwort gibt es nicht, aber eine brauchbare Faustregel. Wenn du sehr selten einstellst, vielleicht eine einzelne Position alle paar Jahre, ist die Erfolgsprovision pragmatisch, weil du dich um wenig kümmern musst und mit der Anstellung zahlst. Sobald du regelmässig suchst, mehrere ähnliche Rollen besetzt oder überdurchschnittlich bezahlst, lohnt sich ein genauer Blick auf das Aufwandsmodell, weil die Kosten dann an der Arbeit hängen und dein Team eigenes Recruiting-Wissen aufbaut.

Der hilfreichste Schritt ist, beide Angebote auf dieselbe konkrete Stelle umzurechnen. Nimm dein erwartetes Jahresgehalt, multipliziere es mit dem angebotenen Prozentsatz und stelle dem den geschätzten Stundenaufwand gegenüber. So siehst du, was die Besetzung in deinem Fall kostet, und nicht nur, wie das Angebot auf den ersten Blick wirkt.