Was ist RPO? Recruitment Process Outsourcing einfach erklärt

RPO steht für Recruitment Process Outsourcing. Im Kern heisst das: Du gibst deinen Recruiting-Prozess oder Teile davon an einen externen Partner ab, der die Arbeit für dich übernimmt. Das Besondere liegt im Detail. Der Partner arbeitet in deinem Namen und Auftrag, so als wäre er für die Dauer des Mandats Teil deines Teams. Du bleibst der Arbeitgeber, du wählst aus und stellst an.

Dieser Artikel erklärt, was RPO genau ist, wie ein Mandat abläuft, wie es sich neben Personalvermittlung und Personalverleih einordnet, was es kostet und wann es sich für dich eignet. Am Ende weisst du, ob das Modell zu deiner Situation passt.

Was RPO genau bedeutet

Stell dir vor, du hast offene Stellen, aber kein eigenes Recruiting-Team oder ein Team, das schon stark ausgelastet ist. Du holst dir jemanden, der den Prozess für dich führt. Diese Person schreibt die Stelle aus, sucht aktiv nach Leuten, führt die ersten Gespräche, koordiniert die Termine mit deinem Team und hält die Pipeline sauber. Die Bewerbungen laufen bei dir ein. Du triffst die Entscheidung. Du schliesst den Arbeitsvertrag direkt mit der Person.

Das ist der entscheidende Punkt. Bei RPO bleibt das Unternehmen, das einstellt, immer du. Der Partner ist die Arbeitskraft hinter dem Prozess. Nach aussen tritt dein Unternehmen auf, und der Vertrag läuft zwischen dir und der Person.

RPO gibt es in mehreren Abstufungen. Beim vollen Modell übernimmt der Partner den gesamten Recruiting-Prozess für alle oder viele Stellen. Beim teilweisen Modell deckt er einen Abschnitt ab, etwa die Direktansprache von Kandidaten oder die Vorselektion. Beim projektbasierten Modell holst du dir Unterstützung für eine bestimmte Welle, zum Beispiel, wenn du in kurzer Zeit fünf neue Mitarbeitende brauchst. Welches Modell passt, hängt davon ab, wie viel du intern schon abdeckst.

Wie ein RPO-Mandat abläuft

In der Praxis folgt ein Mandat fast immer demselben Muster. Es hilft, die Schritte einmal nebeneinander zu sehen:

• Erstgespräch und Briefing. Der Partner versteht deine offenen Stellen, deine Anforderungen, deinen Markt und wie dein bestehender Prozess aussieht.
• Setup. Stellenprofile werden geschärft, Kanäle festgelegt, der Bewerbungsweg so eingerichtet, dass alles bei dir einläuft.
• Sourcing und Ausschreibung. Die Stelle wird ausgeschrieben, parallel werden passende Profile direkt angesprochen, je nach Rolle über Berufsnetzwerke oder die eigene Pipeline.
• Vorgespräche und Koordination. Der Partner führt die ersten Gespräche, sortiert vor und legt dir die Kandidaten vor, mit denen sich ein weiterer Schritt lohnt.
• Deine Entscheidung. Du führst die finalen Gespräche, entscheidest und machst das Angebot. Der Vertrag läuft zwischen dir und der Person.

Was bei dir bleibt, ist die Entscheidung und auch das Wissen. Der Prozess, die Pipeline und die Erfahrung wachsen in deinem Unternehmen und stehen bei der nächsten Vakanz wieder zur Verfügung. Wer das einmal sauber aufgesetzt hat, profitiert auch beim nächsten Mal davon.

Einordnung neben Personalvermittlung und Personalverleih

Drei Begriffe werden hier oft vermischt, die rechtlich und wirtschaftlich verschieden sind. Die Einordnung hilft, das passende Modell für deine Situation zu finden.

Eine Personalvermittlung führt Stellensuchende und Arbeitgeber zusammen und berechnet dafür eine Provision, meist zwanzig bis fünfunddreissig Prozent vom Bruttojahresgehalt. Die Vermittlung liegt im Zusammenführen und in der Auswahl. Bei klassischer Vermittlung stellt der Kunde selbst an, und das Honorar ist an die Besetzung gekoppelt.

Beim Personalverleih stellt der Dienstleister die Person selbst an und überlässt sie deinem Betrieb, der die Weisungen gibt. Das ist das Modell hinter Temporärarbeit. RPO folgt einem anderen Ansatz.

Bei RPO führt der Partner den Prozess in deinem Namen. Stelleninserate schalten, Bewerber koordinieren, Gespräche vorbereiten, Tools betreiben. Die Auswahl und der Entscheid liegen bei dir, und abgerechnet wird nach Aufwand. Genau so arbeitet Recruitelle: im Auftrag des Kunden, nach Aufwand abgerechnet, mit allen Daten beim Kunden.

Ein Hinweis für den Schweizer Kontext. Wo genau die Grenze zwischen Prozessführung und vermittelnder Auswahl liegt, beurteilen die Behörden im Einzelfall. Wenn Selektion, Zusammenführen und ein faktisch besetzungsabhängiges Honorar zusammenkommen, kann eine Tätigkeit bewilligungspflichtig werden, unabhängig von ihrer Bezeichnung. Ein sauber aufgesetztes RPO-Mandat mit Aufwandsabrechnung bleibt davon unberührt.

Was RPO kostet

Weil nach Aufwand abgerechnet wird, sind die Kosten an die Arbeit gekoppelt und vom Gehalt der Person unabhängig. Das bringt dir zwei Dinge: Die Kosten werden planbar, und die Beratung bleibt frei von einem Anreiz beim Gehalt. Es gibt zwei gängige Modelle.

• Stundensatz. Du zahlst die geleistete Arbeit nach Aufwand. Eine typische Besetzung braucht oft dreissig bis sechzig Stunden. Eine Senior-Stelle umfasst damit typischerweise rund sechzig Stunden Aufwand, eine einfachere Rolle deutlich weniger.
• Wochen-Retainer. Du buchst ein festes Stundenkontingent pro Woche, zum Beispiel zwanzig Stunden. Das eignet sich, wenn laufend mehrere Stellen offen sind, weil du planbare Kosten hast und der Partner dauerhaft an deinen Rollen arbeitet.

Eine Orientierung: Bei einer Stelle mit CHF 120 000 Jahresgehalt liegt eine Provision von zwanzig bis dreissig Prozent bei rund CHF 24 000 bis CHF 36 000, fällig bei Besetzung. Beim Stundenmodell zahlst du für dieselbe Stelle den tatsächlichen Aufwand. Wer mehrmals im Jahr einstellt, kann mit Aufwandsabrechnung gut planen und kommt in der Regel günstiger weg. Den konkreten Preis legen wir im Erstgespräch fest, als Stundensatz oder als fester Wochen-Retainer, planbar und transparent. Das sind Beispielrechnungen, der reale Aufwand hängt von Rolle, Markt und deinem bestehenden Prozess ab.

Wann sich RPO eignet

RPO war lange ein Werkzeug für Konzerne mit hohem Stellenvolumen. Inzwischen ist es vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen interessant, die kein eigenes Recruiting-Team aufbauen wollen und zu viele oder zu anspruchsvolle Stellen haben, um sie nebenbei zu besetzen. Vakanzzeiten von vielen Monaten sind in Engpassberufen keine Seltenheit, und jede unbesetzte Stelle kostet, oft mehr als das Recruiting selbst.

Konkret eignet sich RPO meist dann, wenn dein HR-Team stark ausgelastet ist und Bewerbungen liegen bleiben, wenn du mehrere Stellen gleichzeitig oder in Wellen besetzen musst, wenn dir intern die Kapazität für aktive Direktansprache fehlt, oder wenn du den Prozess einmal sauber aufsetzen willst, sodass er für jede Einstellung steht. Für eine einzelne, leicht zu besetzende Stelle pro Jahr ist der Aufwand dagegen oft zu gross.

Wenn du unsicher bist, ob dein Fall dazu passt, rechne es an deinen eigenen Stellen durch. Ein kurzes Erstgespräch reicht, um abzuschätzen, wie viel Aufwand realistisch ist und welches Modell, Stunden oder Retainer, für dich Sinn ergibt.