Inhouse-Recruiter einstellen oder Recruiting auslagern?

Die Frage taucht meist auf, wenn die Stellen sich stapeln und das HR-Team viel zu tragen hat. Stellen wir jemanden ein, der sich nur ums Recruiting kümmert? Oder geben wir das nach aussen? Beide Wege haben ihre Berechtigung. Welcher für dich passt, hängt vor allem an einer Zahl: wie viele Stellen du pro Jahr wirklich besetzt. Wir rechnen beide Seiten klar durch, mit realistischen Spannen.

Was ein eigener Recruiter wirklich kostet

Der Lohn ist der erste Posten. Ein Inhouse-Recruiter in der Schweiz liegt je nach Erfahrung und Region typischerweise bei 90'000 bis 130'000 CHF Jahreslohn. Dazu kommen Sozialabgaben, Arbeitsplatz, Hardware und die laufenden Tools. Rechne mit einem Aufschlag von rund 30 bis 40 Prozent auf den reinen Lohn. Damit landest du bei Vollkosten von etwa 120'000 bis 170'000 CHF pro Jahr, bevor diese Person eine einzige Stelle besetzt hat.

Die Tools kommen oben drauf. Ein Bewerbermanagement-System, ein LinkedIn-Recruiter-Zugang für die Direktansprache, Zugang zu Stellenbörsen und Multiposting: das summiert sich schnell auf einige tausend Franken pro Jahr. Diese Kosten fallen laufend an, bei fünf wie bei fünfzig offenen Stellen.

Die Auslastung entscheidet alles

Ein erfahrener Inhouse-Recruiter schafft realistisch 15 bis 25 Einstellungen pro Jahr, je nach Schwierigkeit der Profile. Teilt man die Vollkosten durch diese Zahl, ergibt sich eine interne Cost-per-Hire von grob 6'000 bis 11'000 CHF pro Stelle, und das noch ohne Inserate- und Sourcing-Budget.

Diese Rechnung geht auf, wenn die Pipeline gut gefüllt ist. Genau hier liegt für viele Firmen die Herausforderung. Wer eine feste Stelle schafft, zahlt sie zwölf Monate im Jahr. Das Recruiting kommt aber selten gleichmässig. Auf eine Wachstumsphase mit acht offenen Stellen folgen ruhige Monate mit zwei. In den ruhigen Monaten läuft die Vollzeitstelle weiter, während weniger Arbeit anfällt. Ein Recruiter, der acht oder zehn Stellen im Jahr besetzt, liegt schnell bei 12'000 bis 20'000 CHF pro Hire. In solchen Phasen wird die feste Stelle teuer.

Was Auslagern kostet

Beim Auslagern gibt es verschiedene Modelle mit jeweils eigener Logik. Drei kommen in der Praxis am häufigsten vor.

• Personalvermittlung gegen Provision: Du zahlst einen Prozentsatz vom Jahreslohn der eingestellten Person, üblich sind 15 bis 25 Prozent, bei Spezialisten und Führungskräften mehr. Bei einer Stelle mit 120'000 CHF sind das 18'000 bis 36'000 CHF für eine Besetzung. Der Preis bewegt sich mit der Höhe des Lohns.
• Externes Recruiting nach Aufwand: Du bezahlst die geleistete Arbeit. In der Schweiz liegen die Stundensätze für erfahrene Recruiter oft bei 110 bis 160 CHF. Bei Recruitelle rechnen wir nach Aufwand ab, als Stundensatz oder über einen festen Wochen-Retainer, planbar und transparent, ohne Mindestvolumen und ohne Jahresvertrag.
• Retainer für schwierige Suchen: Ein fester Betrag, oft in Raten über die Suche verteilt. Sinnvoll bei wenigen, dafür sehr spezifischen Profilen, bei denen die Suche planbar laufen soll, auch ohne Garantie auf einen schnellen Treffer.

Die Modelle wirken unterschiedlich, sobald du mehrere Stellen besetzt oder gut bezahlte Rollen suchst. Bei der Provision wird jede Stelle einzeln abgerechnet, und der Betrag richtet sich nach dem Lohn. Bei der Abrechnung nach Aufwand sind die Kosten vom Lohn entkoppelt und planbar, oft 30 bis 60 Prozent tiefer, wenn mehrere Stellen anstehen. Ein zweiter Punkt zur Abrechnung nach Aufwand: Wer die geleistete Arbeit verrechnet, kann dir auch sagen, dass aktuell noch kein passender Kandidat dabei ist.

Wichtig: Auslagern heisst Prozessarbeit in deinem Auftrag

Hier lohnt sich eine saubere Einordnung, auch rechtlich. Wenn wir dein Recruiting übernehmen, führen wir den Prozess in deinem Namen und Auftrag. Wir schreiben das Inserat, sprechen passende Profile an, koordinieren Gespräche und halten die Pipeline sauber. Die Bewerbungen laufen bei dir ein, du wählst aus und stellst an, und der Arbeitsvertrag läuft direkt zwischen dir und der Person. Du bleibst der Arbeitgeber. Wir machen die Arbeit und rechnen die Stunden ab. Deine Kandidatendaten und das aufgebaute Wissen bleiben bei dir, es gibt kein Lock-in.

Wann Inhouse die bessere Wahl ist

Auslagern passt nicht in jedem Fall. Es gibt klare Situationen, in denen ein eigener Recruiter sich rechnet und viel beiträgt.

• Du stellst dauerhaft viel ein: Ab etwa 20 bis 25 Einstellungen pro Jahr, die verlässlich übers Jahr verteilt anfallen, sinkt die interne Cost-per-Hire so weit, dass eine feste Stelle gut tragbar wird.
• Die Rollen wiederholen sich: Wenn du immer wieder ähnliche Profile suchst, etwa im Verkauf oder in der Pflege, zahlt sich das Wissen aus, das ein eigener Recruiter über deine Stellen, deine Teams und deinen Markt aufbaut.
• Nähe zum Geschehen ist entscheidend: Bei Rollen, die viel internes Verständnis und ständige Abstimmung mit den Teamleitern brauchen, ist jemand im Haus oft schneller und treffsicherer.
• Du baust eine echte Arbeitgebermarke auf: Employer Branding, eine starke Karriereseite und ein gepflegter Talentpool sind langfristige Aufgaben, die gut bei einer festen Person aufgehoben sind.

In all diesen Fällen ist die Vollzeitstelle ausgelastet, und genau dann spielt sie ihre Stärken aus: Nähe, Kontinuität und ein Wissen, das im Haus bleibt.

Wann sich Auslagern lohnt

Der externe Weg passt, wenn die Auslastung schwankt oder für eine feste Stelle zu klein ist. Eine Wachstumsphase mit vielen Stellen auf einmal, eine Vakanz im HR, ein einzelnes schwer zu besetzendes Profil oder ein kleines Unternehmen, das einen eigenen Recruiter nicht durchgehend auslastet: in diesen Fällen zahlst du, wenn Arbeit anfällt, und musst keine Stelle über ruhige Monate hinweg tragen. Du bekommst die Kapazität, wenn du sie brauchst, und gibst sie ab, wenn die Welle vorbei ist.

Viele Firmen kombinieren beides. Ein kleines internes Team hält das Tagesgeschäft, und bei Spitzen oder schwierigen Suchen kommt externe Unterstützung dazu. So bleibt das Wissen im Haus, und die Kosten folgen dem tatsächlichen Bedarf.

Die kurze Faustregel

Rechne ehrlich, wie viele Stellen du pro Jahr wirklich besetzt und wie gleichmässig sie anfallen. Sind es viele und verlässlich, baut ein eigener Recruiter Wert auf, der im Haus bleibt. Sind es wenige, unregelmässige oder besonders schwierige, fährst du mit externer Kapazität nach Aufwand oft günstiger und flexibler. Wenn du unsicher bist, wo deine Zahl liegt, schauen wir uns im Erstgespräch deine Stellen an und sagen dir ehrlich, welcher Weg für dich rechnet, auch wenn das Inhouse bedeutet.