Cost-per-Hire berechnen: alle Recruiting-Kosten im Überblick

Wenn du die Cost per Hire berechnen willst, beginnst du am besten mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme aller Posten, die eine Besetzung wirklich verursacht. Viele Rechnungen bleiben an einer einzigen Zahl hängen, etwa der Provision eines Dienstleisters oder dem Preis einer Stellenanzeige. Diese Zahl ist sichtbar und leicht greifbar, sie zeigt einen Ausschnitt. Die tatsächlichen Kosten einer Anstellung setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen, die teils direkt auf einer Rechnung stehen und teils im Arbeitsalltag verschwinden. Erst wenn du sie alle zusammenführst, bekommst du ein verlässliches Bild und eine Grundlage, auf der du sinnvoll entscheiden kannst.

Die Formel: so kannst du die Cost per Hire berechnen

Die saubere Grundformel ist einfach. Du addierst alle internen und externen Kosten einer Periode und teilst die Summe durch die Zahl der Einstellungen in dieser Periode. Daraus ergibt sich der Durchschnittswert pro Besetzung. Wichtig ist, dass du den Zeitraum und die gezählten Einstellungen konsistent hältst, damit die Werte über die Monate vergleichbar bleiben. Eine Tabelle reicht dafür völlig aus, am Anfang genügt das auch ohne teures System.

Interessant wird die Formel durch das, was du einsetzt. Externe Kosten sind die sichtbaren Posten: Stellenanzeigen, Lizenzen für die direkte Ansprache, Honorare oder Provisionen von Dienstleistern. Interne Kosten sind die stilleren Posten: die anteiligen Gehälter der Personen, die suchen und auswählen, die Zeit der Führungskräfte in Interviews, sowie Software und Werkzeuge. Diese internen Stunden bleiben auf jeder Rechnung verborgen und machen oft den grösseren Teil aus.

Die einzelnen Kostenposten im Detail

Damit die Rechnung trägt, lohnt sich der Blick auf jeden Baustein. Die folgenden Posten gehören in eine vollständige Betrachtung:

• Inserate und Reichweite: Schaltungen auf Jobplattformen, gesponserte Anzeigen und Karriereseiten. Eine einzelne bezahlte Schaltung bewegt sich oft im Bereich von einigen hundert bis über tausend Franken, je nach Plattform und Laufzeit.
• Interne Stunden: die Zeit der Recruiter und Führungskräfte für Sichtung, Telefonate, Interviews und Abstimmung. Bei dreissig bis sechzig Stunden pro Besetzung und einem voll gerechneten Stundenwert kommen hier rasch mehrere tausend Franken zusammen.
• Tools und Software: Bewerbermanagement, Lizenzen für die direkte Ansprache, Eignungstests. Diese Kosten verteilst du anteilig auf die Besetzungen einer Periode.
• Externe Honorare: das Honorar eines Dienstleisters, abgerechnet nach Aufwand, als Festpreis oder als Provision vom Jahresgehalt.
• Onboarding und Einarbeitung: die ersten Wochen, in denen eine neue Person sich noch einarbeitet und Kolleginnen Zeit für die Einführung aufwenden.

Zwei weitere Posten werden in vielen Rechnungen vergessen, obwohl sie oft am stärksten ins Gewicht fallen: die Vakanzkosten und das Risiko einer Fehlbesetzung. Beide schauen wir uns getrennt an.

Vakanzkosten: was die unbesetzte Stelle kostet

Solange eine Stelle offen ist, fehlt Leistung. Arbeit bleibt liegen oder verteilt sich auf das Team, Projekte verzögern sich, und in manchen Funktionen entgeht direkt Umsatz. Diese Vakanzkosten bleiben auf jeder Rechnung verborgen, sie sind real. In Engpassberufen bleiben Stellen im DACH-Raum nicht selten vier bis sechs Monate offen, in einzelnen Bereichen länger. Selbst eine vorsichtig geschätzte tägliche Wertschöpfung summiert sich über diese Zeit zu einem beträchtlichen Betrag, der den eigentlichen Suchaufwand oft übersteigt.

Deshalb ist Tempo ein Kostenfaktor. Eine zügige Besetzung spart Vakanzkosten, und genau hier liegt der Wert kurzer Reaktionszeiten. Wenn eingehende Bewerbungen rasch gesichtet und Termine schnell vergeben werden, bleiben gute Mitarbeitende im Prozess und die Stelle ist früher besetzt. Recruitelle übernimmt diese operative Last im Auftrag des Kunden, damit die Reaktionszeiten kurz bleiben. Die Entscheidung, wer eingeladen und eingestellt wird, bleibt bei dir.

Fehlbesetzung: der teuerste Posten

Eine Besetzung, die nach wenigen Monaten wieder endet, ist der teuerste Ausgang. Der gesamte Aufwand fällt ein zweites Mal an, dazu kommen die bereits investierte Einarbeitung, der Wissensverlust und erneute Vakanzkosten. Je nach Funktion und Seniorität wird das Vielfache eines Monatsgehalts erreicht. Eine günstige Besetzung, die wieder endet, kommt am Ende teurer als eine sorgfältige, die bleibt.

Aus diesem Grund gehört die Qualität der Auswahl zur Kostenbetrachtung dazu. Eine niedrige Frühfluktuation im ersten Jahr ist ein gutes Zeichen, hohe Werte gehören hinterfragt. Bei Abrechnung nach Aufwand zählt allein die passende Besetzung, und so lautet die ehrliche Empfehlung im Zweifel auch einmal, weiterzusuchen und mit der Auswahl gründlich zu bleiben.

Rechenbeispiel: eine Senior-Stelle

Nehmen wir eine Stelle mit einem Jahresgehalt von CHF 120 000 und rechnen einmal vollständig. Die Zahlen sind Spannen zur Orientierung und verstehen sich als grobe Richtwerte:

• Inserate und Reichweite: rund CHF 800 bis 1500.
• Interne Stunden: bei etwa vierzig Stunden voll gerechnet rund CHF 4000 bis 6000.
• Tools anteilig: rund CHF 300 bis 800.
• Onboarding der ersten Wochen: rund CHF 2000 bis 4000 an interner Zeit.

Schon ohne externes Honorar liegt die interne Cost-per-Hire damit grob bei CHF 7000 bis 12 000. Eine Erfolgsprovision von zwanzig bis fünfunddreissig Prozent vom Jahresgehalt entspricht bei dieser Stelle CHF 24 000 bis 42 000, zusätzlich zu den internen Posten. Bei Abrechnung nach Aufwand bleibt die Kennzahl vom Gehalt entkoppelt: Eine Senior-Besetzung umfasst typischerweise rund 60 Stunden Aufwand, gleich ob das Zielgehalt bei CHF 80 000 oder CHF 150 000 liegt.

Warum die reine Provisionsbetrachtung zu kurz greift

Die Provision ist eine klare Zahl, und gerade deshalb wird sie gern mit den Gesamtkosten verwechselt. Sie blendet die internen Stunden aus, die in jeder Besetzung stecken, ebenso die Vakanzkosten der offenen Wochen und das Risiko einer Fehlbesetzung. Zugleich koppelt sie den Preis an das Gehalt, obwohl der Suchaufwand für eine Rolle unabhängig von der Höhe des Gehalts bleiben kann. Wer mehrere Stellen im Jahr besetzt, profitiert von einer Abrechnung, bei der Aufwand und Gehalt voneinander unabhängig bleiben, weil die Kosten dadurch planbar werden.

Eine vollständige Cost-per-Hire ist deshalb mehr als ein Preisvergleich. Sie macht sichtbar, wo dein Geld und deine Zeit wirklich hingehen, und sie zeigt, an welcher Stelle sich eine Verbesserung am meisten lohnt. Wenn deinem Team für diese Messung und die operative Arbeit gerade die Kapazität fehlt, lohnt es sich, den Prozess zeitweise auslagern zu lassen, und die Kontrolle dabei zu behalten. Recruitelle führt das Recruiting im Auftrag des Kunden, rechnet transparent nach Aufwand oder Festpreis ab und baut Pipeline und Prozess in deinem Haus auf. Du bleibst der Arbeitgeber, du wählst aus und stellst an, alle Daten bleiben bei dir, auch nach dem Mandat. So bekommst du eine besetzte Stelle und zugleich eine Kostenbasis, die du danach selbst sauber steuern kannst.