Recruiting-KPIs, die zählen: Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Quality-of-Hire

Recruiting lässt sich gut messen, und die Wahl der richtigen Kennzahlen macht den Unterschied. Bewerbungen, Klicks auf Stellenanzeigen oder die Zahl der geführten Interviews sind leicht zu zählen, sagen aber wenig darüber, ob am Ende die richtige Person zu vertretbaren Kosten in vertretbarer Zeit anfängt. Drei Kennzahlen leisten genau das: Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Quality-of-Hire. Sie hängen eng zusammen, und deshalb lohnt es sich, alle drei im Blick zu behalten. Tempo, Kosten und Qualität ergeben erst gemeinsam ein verlässliches Bild deines Recruitings. Dieser Beitrag erklärt, was jede Kennzahl wirklich misst, wie du sie sauber berechnest und welche Zielwerte im DACH-Raum realistisch sind.

Time-to-Hire: wie schnell du wirklich bist

Time-to-Hire misst die Zeit von dem Moment, in dem eine Person in deinen Prozess eintritt, bis zur Vertragsunterschrift. Sie ist von Time-to-Fill zu unterscheiden, und diese Trennung hält die Auswertung sauber. Time-to-Fill zählt ab dem Tag, an dem die Stelle freigegeben wird, also inklusive der Tage, an denen die Anzeige läuft und die passende Person noch sucht. Time-to-Hire beginnt erst bei der konkreten Person und misst damit die Effizienz deines Auswahlprozesses, unabhängig von der Lage am Arbeitsmarkt.

In Deutschland liegt die Time-to-Hire 2025 bei rund 24 Arbeitstagen, bei Konzernen eher 28, bei kleineren Unternehmen eher 22. In der Schweiz ist die Spanne ähnlich. Das ist ein guter Orientierungswert und kein Ziel an sich. Wichtiger ist, wo deine Zeit verloren geht. Häufig liegt der Engpass bei internen Wartezeiten: Lebensläufe, die tagelang ungesichtet liegen, Termine, die zwei Wochen in der Zukunft liegen, Entscheidungen, die noch offen sind.

So gehst du vor:

• Miss die Zeit pro Prozessschritt, ergänzend zur Gesamtzeit. Erst dann siehst du, ob der Screening-Schritt klemmt oder die Entscheidung nach dem Interview.
• Trenne die Zeit, die bei dir liegt, von der Zeit, die bei der Kandidatin liegt. Eine Kündigungsfrist von drei Monaten gehört zur Person, nicht zu deinem Prozess.
• Setz dir ein Ziel pro Schritt, etwa 48 Stunden bis zur ersten Rückmeldung. Das bewegt mehr als ein Gesamtziel.

Realistisch ist es, einen funktionierenden Prozess von Erstkontakt bis Angebot in zwei bis vier Wochen zu fahren. Bei Engpassrollen wie IT, Pflege oder bestimmten Ingenieurprofilen dauert es länger, weil die Pipeline dünner ist. Genau hier hilft externe Kapazität: Wenn eingehende Bewerbungen schnell gesichtet werden, bleiben gute Mitarbeitende im Prozess, weil sie zügig eine Antwort bekommen. Recruitelle übernimmt diese operative Last im Auftrag des Kunden, damit die Reaktionszeiten kurz bleiben. Die Entscheidung, wer eingeladen und eingestellt wird, bleibt bei dir.

Cost-per-Hire: was eine Besetzung wirklich kostet

Cost-per-Hire klingt simpel und gewinnt durch eine ehrliche Rechnung. Die saubere Formel lautet: alle internen Kosten plus alle externen Kosten einer Periode, geteilt durch die Zahl der Einstellungen in dieser Periode. Intern gehören die anteiligen Gehälter der Recruiter dazu, die Zeit der Hiring Manager, Tools und Software. Extern zählen Stellenanzeigen, Active-Sourcing-Lizenzen, Dienstleisterhonorare und Provisionen.

Zwei Beispiele zeigen die Spanne. Eine interne Recruiterin in der Schweiz kostet voll gerechnet, also inklusive Sozialabgaben, Arbeitsplatz und Tools, oft CHF 120 000 bis 170 000 pro Jahr. Bei realistisch 15 bis 25 Einstellungen jährlich landet die interne Cost-per-Hire grob bei CHF 6000 bis 11 000 pro Stelle, ohne Anzeigen und Sourcing-Tools. Eine Erfolgsprovision liegt typischerweise bei 20 bis 35 Prozent vom Jahresgehalt. Bei einer Stelle mit CHF 120 000 sind das CHF 24 000 bis 42 000 für eine einzige Besetzung.

Hier wird sichtbar, wie stark das Abrechnungsmodell die Cost-per-Hire prägt. Bei Abrechnung nach Aufwand ist die Kennzahl von der Höhe des Gehalts entkoppelt. Wir rechnen als Stundensatz oder als fester Wochen-Retainer ab, und bei einem typischen Aufwand von 30 bis 60 Stunden pro Besetzung bleiben die Kosten planbar und transparent, ob das Zielgehalt nun bei CHF 80 000 oder CHF 150 000 liegt. Den konkreten Preis legen wir im Erstgespräch fest. Wer mehrere Stellen im Jahr besetzt, hat damit gut planbare Kosten, weil der Aufwand und das Gehalt der Rolle voneinander unabhängig bleiben.

Worauf du bei dieser Kennzahl achten solltest:

• Rechne interne Zeit immer mit ein. Eine Besetzung, die scheinbar nichts kostet, weil kein Dienstleister im Spiel war, hat trotzdem viele Stunden deines Teams verbraucht.
• Schau Cost-per-Hire nie isoliert an. Eine günstige Besetzung bringt wenig, wenn die Person nach vier Monaten wieder geht. Dann fällt der Aufwand ein zweites Mal an.
• Trenne einmalige Aufbaukosten von laufenden Kosten. Wer eine Karriereseite und einen Talentpool aufbaut, zahlt am Anfang mehr und später weniger.

Quality-of-Hire: die Kennzahl, die am meisten zählt

Quality-of-Hire ist die wichtigste und die anspruchsvollste der drei, weil sie sich erst Monate nach der Unterschrift zeigt. Sie beantwortet die Frage, die langfristig zählt: War es die richtige Einstellung? Eine schnelle, günstige Besetzung trägt nur dann, wenn die Person bleibt und Leistung bringt, und genau das macht den langfristigen Wert aus.

Quality-of-Hire setzt sich aus mehreren Signalen zusammen, die du über Zeit beobachtest:

• Frühfluktuation: Wie viele neue Mitarbeitende verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten zwölf Monate? Eine hohe Quote ist ein deutliches Signal, die Auswahl und die Erwartungen im Prozess zu überprüfen.
• Leistung nach der Probezeit: Die Einschätzung der Führungskraft nach sechs bis zwölf Monaten, idealerweise an vorab definierten Zielen.
• Erreichen der vollen Produktivität: Wie lange dauert es, bis jemand eigenständig liefert? Eine kürzere Einarbeitung deutet auf gute Passung hin.
• Verbleib nach Probezeit: der Anteil, der die Probezeit besteht und bleibt.

Ein realistischer Richtwert: Eine Frühfluktuation deutlich unter zehn Prozent im ersten Jahr ist gut, Werte über zwanzig Prozent gehören hinterfragt. Wichtig ist, ehrlich zu bleiben und auf Pseudo-Genauigkeit zu verzichten. Quality-of-Hire ist teils subjektiv, und das ist in Ordnung, solange du dieselben Kriterien konsistent anwendest. Das Abrechnungsmodell wirkt sich auch auf den Anreiz aus. Bei Abrechnung nach Aufwand zählt allein die passende Besetzung, und so lautet die ehrliche Empfehlung im Zweifel auch mal: Hier passt aktuell niemand, wir suchen weiter.

Wie die drei Kennzahlen zusammenspielen

Der eigentliche Wert liegt im Zusammenspiel der drei Werte. Wenn deine Time-to-Hire sinkt und gleichzeitig die Frühfluktuation steigt, ist der Prozess zu sehr auf Tempo getrimmt und die Auswahl leidet. Wenn deine Cost-per-Hire fällt und die Stellen monatelang offen bleiben, ist das Sparen am falschen Ende, denn eine unbesetzte Stelle kostet jeden Tag entgangene Leistung. In Engpassberufen bleiben Stellen in Deutschland im Schnitt um die 173 Tage vakant, in einzelnen Bereichen noch deutlich länger. Diese Wartekosten tauchen in keiner Cost-per-Hire auf und sind oft der grösste Posten.

Deshalb gehören die drei Kennzahlen immer zusammen aufs gleiche Blatt. Such die beste Balance: schnell genug, dass gute Mitarbeitende im Prozess bleiben, planbar genug, dass die Kosten verlässlich sind, und gut genug, dass die Person bleibt und liefert.

So fängst du an

Du brauchst kein teures System, um diese Kennzahlen zu erheben. Eine saubere Tabelle reicht für den Anfang. Wichtig ist, überhaupt anzufangen und dann konsistent zu bleiben, damit die Werte über die Zeit vergleichbar sind.

• Definiere für jede Kennzahl genau, was du misst, und halte dich daran. Ein Datum, das einmal so und einmal anders gezählt wird, macht die Auswertung wertlos.
• Miss Time-to-Hire pro Schritt, damit du Engpässe siehst und mehr als eine Gesamtzahl hast.
• Rechne Cost-per-Hire inklusive interner Zeit, damit die Zahl ehrlich bleibt.
• Setz dir einen festen Zeitpunkt, etwa nach sechs und nach zwölf Monaten, an dem du Quality-of-Hire bewertest.

Wenn dein Team für diese Messung und die operative Arbeit gerade keine Kapazität hat, lohnt es sich, den Prozess zeitweise auslagern zu lassen, und die Kontrolle dabei zu behalten. Recruitelle führt das Recruiting im Auftrag des Kunden, erhebt die Kennzahlen transparent und baut Pipeline und Prozess in deinem Haus auf. Alle Daten bleiben bei dir, auch nach dem Mandat. So bekommst du eine besetzte Stelle und zugleich ein Recruiting, das du danach selbst besser steuern kannst.